Waarom lijken al die nieuwe apps op elkaar?
augustus 5, 2026
Wat is llms.txt en heeft jouw website er één nodig?
augustus 18, 2026
Een chatbot die alleen uit je eigen documenten put, kost tussen de €1.500 en €4.000 en staat binnen een week. Hij werkt doordat hij eerst de juiste passage in jouw bestanden opzoekt en pas daarna een antwoord formuleert — met de bron erbij. Staat het er niet in, dan zegt hij dat, in plaats van iets te verzinnen.
De vraag komt bij ons meestal van een servicedesk of een binnendienst. Er ligt een berg handleidingen, productbladen, procedures en oude offertes, en elke week beantwoorden mensen dezelfde vragen door daarin te zoeken. Dat is precies het soort werk waar een goed opgezette chatbot iets aan doet.
Hoe het technisch werkt
Het zit anders in elkaar dan de meeste mensen denken. Het taalmodel wordt niet getraind op jouw documenten — dat zou duur zijn en elke keer opnieuw moeten als er iets wijzigt.
Wat er wel gebeurt: je documenten worden in stukken geknipt en opgeslagen op een manier waarop ze op betekenis doorzoekbaar zijn. Stelt iemand een vraag, dan worden eerst de vijf meest relevante stukken opgezocht. Die gaan samen met de vraag naar het model, met de opdracht om alleen op basis daarvan te antwoorden.
Dat verschil is belangrijk. Werk je een document bij, dan is de chatbot dezelfde dag bij. En omdat hij weet uit welk stuk het antwoord komt, kan hij de bron erbij zetten.
Waar kant-en-klare chatbots misgaan
De meeste standaardoplossingen laten het model gewoon zijn gang gaan. Staat het antwoord niet in jouw documenten, dan vult het model aan uit wat het verder weet. Dat klinkt behulpzaam maar is het niet: je klant krijgt een antwoord dat plausibel klinkt en niet klopt voor jouw bedrijf.
Wij zetten het andersom op. Geen bron gevonden? Dan zegt de bot dat hij het niet weet en verwijst hij door. Dat voelt in het begin onbevredigend, en het is precies de reden dat je hem kunt vertrouwen.
Wat je nodig hebt om te beginnen
Minder dan je denkt. Een map met documenten in pdf, Word of gewoon tekst is genoeg om te starten. Netjes gestructureerde documenten met kopjes werken beter dan gescande pdf’s zonder tekstlaag, maar dat laatste is ook op te lossen.
Wat je vooral nodig hebt is iemand die weet welke documenten nog kloppen. Bij bijna elk project blijkt de helft van de map verouderd te zijn, en een chatbot die verouderde procedures citeert is erger dan geen chatbot.
Wil je zien wat het met jouw documenten doet?
Stuur een greep uit je handleidingen of procedures. We zetten er kosteloos een proefversie mee op zodat je zelf kunt beoordelen of de antwoorden bruikbaar zijn — voordat je iets bestelt.
Wat het kost
De bouw begint bij €1.500 en komt zelden boven de €4.000 uit. Daar zit het inlezen van de documenten in, het opzetten van de zoeklaag, de chatinterface en het testen met echte vragen.
Daarnaast heb je gebruikskosten bij de AI-leverancier. Voor een interne chatbot met een paar honderd vragen per maand praat je meestal over enkele tientjes. Dat rekenen we vooraf voor je uit, zodat je niet achteraf voor een verrassing staat.
Intern of voor klanten?
Begin intern. Je eigen mensen weten wanneer een antwoord niet klopt en melden dat. Zo kom je in een paar weken achter de zwakke plekken zonder dat een klant de dupe is.
Werkt hij intern goed, dan kun je hem naar buiten zetten. Reken dan wel op extra werk: de toon moet kloppen, hij moet netjes doorverwijzen naar een mens, en hij moet bestand zijn tegen mensen die hem expres proberen te laten ontsporen.
Wat kost een AI-chatbot op eigen documenten?
De bouw begint bij €1.500 en blijft meestal onder de €4.000. Daarbovenop komen gebruikskosten bij de AI-leverancier, voor een interne chatbot doorgaans enkele tientjes per maand.
Wordt het model getraind op mijn documenten?
Nee. Je documenten worden doorzoekbaar opgeslagen, en bij elke vraag worden de relevante stukken meegestuurd naar het model. Daardoor is de chatbot direct bij als je een document bijwerkt, en hoeft er niets opnieuw getraind te worden.
Kan de chatbot dingen verzinnen?
Dat risico bestaat als je het model vrij laat aanvullen. Wij zetten hem zo op dat hij alleen antwoordt op basis van gevonden passages en de bron erbij noemt. Vindt hij niets, dan zegt hij dat en verwijst hij door naar een mens.
Welke bestandstypen kunnen erin?
Pdf, Word, tekstbestanden, webpagina’s en de meeste kennisbanken. Gescande pdf’s zonder tekstlaag moeten eerst door tekstherkenning, dat is een extra stap maar meestal geen probleem.
Hoe lang duurt het opzetten?
Ongeveer een week, waarvan de meeste tijd gaat zitten in het testen met echte vragen. Het inlezen van de documenten zelf is meestal in een dag klaar.
Meer lezen? Bekijk welk terugkerend werk je verder kunt automatiseren of lees over waar je het beste begint.
