Een AI-automatisering neemt werk over dat elke week terugkomt: offertes uit een intakeformulier, mail die zichzelf sorteert en beantwoordt, facturen die vanzelf in je boekhouding belanden. Wij kijken eerst of het bij jou uit kan, en bouwen het pas daarna. Vanaf €1.500.
Automatiseren is niets nieuws. Wat wél nieuw is: taken die vroeger een mens nodig hadden omdat er geoordeeld moest worden, kunnen nu ook weg. Een formulier uitlezen en er een nette offerte van maken is zo’n taak. Een klacht van een vraag onderscheiden ook. Dat is precies het gat waar de meeste tijd van kleine bedrijven in verdwijnt.
Waar het begint: de rekensom
We beginnen nooit bij de techniek. We beginnen bij je week. Welke handeling doe je meer dan tien keer per week, duurt langer dan tien minuten, en voelt elke keer hetzelfde? Dat is de kandidaat. Alles wat daar niet aan voldoet laten we voorlopig staan, hoe leuk het technisch ook zou zijn.
Een handeling van tien minuten die veertig keer per week gebeurt kost je ruim driehonderd uur per jaar. Diezelfde handeling één keer per maand kost je twee uur. Bij de eerste is automatiseren de moeite waard, bij de tweede niet — hoe irritant hij ook is. Die som maken we voordat je iets betaalt.
Wat we in de praktijk het meest tegenkomen
Offertes en prijsopgaven. Er komt een aanvraag binnen, iemand leest die door, kiest de juiste onderdelen en typt er een offerte bij. Dat proces is grotendeels vast, ook al voelt elke offerte anders. Een automatisering leest de aanvraag en zet een concept klaar. Jij kijkt hem na en drukt op verzenden.
Inkomende mail. Bij bedrijven met één centrale inbox gaat verrassend veel tijd zitten in het sorteren zelf. Is dit een vraag, een klacht, een factuur of spam? Hoort dit bij verkoop of bij service? Dat is precies het soort beoordeling dat een model betrouwbaar aankan.
Facturen en bonnen. Bedrag, datum, leverancier, btw-tarief en grootboekrekening uitlezen en wegschrijven kan tegenwoordig automatisch, ook bij leveranciers die elke maand een andere lay-out gebruiken.
Rapportages. De maandelijkse ronde langs vier systemen om er één overzicht van te maken. De cijfers ophalen was altijd al te automatiseren; wat er nu bij kan is de samenvatting die uitlegt wat er is veranderd en waarom dat opvalt.
Benieuwd wat het bij jou zou schelen?
Stuur ons de handeling die je het meest irriteert. We rekenen kosteloos uit hoeveel uur per jaar erin gaat zitten en of automatiseren de moeite waard is. Soms is het antwoord nee — dan zeggen we dat gewoon.
Hoe we bouwen
Eerst maken we de handeling zichtbaar: wat komt erin, welke stappen zitten ertussen, wat komt eruit. Vaak blijkt daar al de helft van het werk overbodig te zijn, nog voordat er een regel code is geschreven.
Daarna bouwen we de kleinste versie die echt iets oplevert. Niet het complete systeem waar je over droomt, maar dat ene stuk dat meteen uren scheelt. Dat draait een tijdje mee in de praktijk, en pas als het aantoonbaar werkt bouwen we verder.
En we bouwen zichtbaar. Elke automatisering houdt bij wat hij gedaan heeft en stuurt een bericht als er iets niet lukt. Een automatisering die stilletjes stopt met werken kost je meer dan geen automatisering.
Wat het kost en hoe we plannen
Een automatisering start bij €1.500, inclusief het uitzoekwerk, de bouw en de koppeling met je bestaande software. Over de planning maken we vooraf een afspraak: we nemen een beperkt aantal opdrachten tegelijk aan, zodat af komt wat we aannemen. Heb je een harde deadline, noem die dan meteen.
Waar het misgaat bij anderen
De twee fouten die we het vaakst opruimen: automatiseringen die gebouwd zijn rond een proces dat zelf niet klopt, en automatiseringen die niemand meer kan aanpassen omdat de bouwer weg is. Het eerste lossen we op door eerst het proces te vereenvoudigen. Het tweede door alles te documenteren in gewone taal en je nooit vast te zetten in iets wat alleen wij kunnen onderhouden.
Wat kost een AI-automatisering?
Vanaf €1.500, inclusief uitzoekwerk, bouw en de koppeling met je bestaande software. Wat het bij jou wordt hangt af van hoeveel systemen erbij betrokken zijn. Na één gesprek kunnen we een bedrag noemen waar je op kunt rekenen.
Hoe weet ik of automatiseren bij mij uit kan?
Reken uit hoe vaak de taak per jaar voorkomt maal de duur per keer, en zet daar je interne uurtarief tegenover. Bij een handeling van tien minuten die veertig keer per week gebeurt praat je over ruim driehonderd uur per jaar. Wij maken die som kosteloos voor je.
Welke systemen kunnen jullie koppelen?
Alles met een fatsoenlijke koppeling: Exact, Moneybird, e-Boekhouden, HubSpot, Pipedrive, Teamleader, Google Workspace, Microsoft 365, WooCommerce, Shopify. Heeft je pakket geen koppeling, dan kijken we of het via e-mail of een export alsnog kan.
Wat als de automatisering een fout maakt?
Bij alles wat naar buiten gaat, zoals offertes en klantmail, zetten we standaard een goedkeurstap ertussen: de automatisering bereidt voor, jij drukt op verzenden. Pas als je er langere tijd op vertrouwt kan die stap eruit — als je dat wilt.
Kan ik het later zelf aanpassen?
De teksten en regels wel, die zetten we bewust op een plek waar je zelf bij kunt. Voor grotere wijzigingen kun je bij ons terecht, maar je bent niet verplicht bij ons te blijven: je krijgt alles mee, inclusief documentatie.
Twijfel je nog waar je moet beginnen? Lees over onze adviesronde, of bekijk welke softwarematige oplossingen we bouwen. Terug naar AI voor jouw bedrijf.
